Документация по программе Сервисный центр

Главная страница

Мы будем рассматривать основные разделы программы с позиции суперадмина, какими он видит их и что он может делать находясь на этих страницах.

После ввода логина и пароля Вы попадаете на главную страницу — Список всех квитанций, в котором должны присутствовать все принятые аппараты Вашего СЦ. Шапка главной страницы отражает название Вашего СЦ, меню, в правом верхнем углу отображается поле быстрого перехода по указанной квитанции. Достаточно ввести номер интересующей вас квитанции и нажать кнопку "перейти", как вы будете перенаправлены на страницу с детальной информацией по интересующей вас квитанции.

Интерфейс программы простой и понятный на интуитивном уровне. Все последующие страницы (разделы программы) имеют такую же навигацию. Номера квитанций выполнены в виде кнопок, при нажатии на которые вы мгновенно перейдете по указанной квитанции. Количество выводимых квитанций на страницу можно подбирать индивально под каждого пользователя программы. Настройки хранятся в куках браузера. Для перехода по страницам предусмотрена навигация «вперед», «назад», переход на конкретную страницу.

Настройка пользователей

В программе предусмотрено разделение пользователей по группам: Администраторы, Менеджеры, инженери и Посетители. Вы сможете добавить нового пользователя, определив его в группу из вышеперечисленных. Кроме того, предусмотрена возможность редактирования данных о пользователе, а также удаление пользователя, при соблюдении определенных условий: Вы не сможете удалить инженера или менеджера, который фигурирует хоть в одной квитанции, пользователя, который записан хоть в одной квитанции. Для этого нужно предварительно освободить их от привязанных к ним квитанций.

Добавить нового пользователя можно путем нажатия на кнопку «добавить пользователя». Открываются новые поля для заполнения. Все кнопки имеют всплывающие подсказки, поэтому особых трудностей при добавлении не возникнет. Здесь же вы можете добавить город , если такого нет в списке городов нажав на соответствующие кнопки.

Если Вы случайно ввели не то, что хотелось, не отчаивайтесь, Все данные поддаются корректировке. Нужно лишь нажать на кнопку «редактировать» напротив желаемого пользователя (или нажав на фио) и откроется форма для редактирования.

Вы можете изменить ФИО, город, или другую информацию пользователю. После внесенных изменений нажимаем кнопку «Изменить», если хотим удалить - удаляем через "выбранное действие" на странице со списком всех пользователей.

Если пользователю присвоен статус «инженери», его уже нельзя будет перевести в другую группу. Удалить такого пользователя можно лишь в том случае, когда он не принимал участие ни в одном ремонте (не привязан к квитанциям).

 

Чтобы данный инженер не отображался при создании новой квитанции, Вам необходимо поставить «галочку» не отображать при создании новой квитанции. Нажимаем «Изменить». После этого, данный инженер не будет отражаться в списке инженеров при создании новой квитанции. В любой момент снятие галки вернет данного инженера в «строй» .

Предусмотрена возможность оплачивать труд инженеров в зависимости от их квалификации. Для этого в выпадающем списке нужно выбрать коэффициент, соответствующий зароботной плате в процентном соотношении. Например, если вы намерены платить инженеру половину от того, что он заработал, вам необходимо выбрать '50% от зароботка'. Этот список коээфициентов появляется при выборе в "группе доступа" позиции "инженери".

При добавлении/редактировании пользователя, логин и пароль может быть сгенерирован автоматически программой, для этого вам необходимо нажать на соответствующей кнопке. Вы можете сами ввести логин и пароль, но при этом должны быть соблюдены следующие условия:

• логин - латиница, прописные не менее 4 и не более 8 символов, только буквы;
• пароль - латиница, не менее 6 и не более 17 символов, только буквы и цифры.

Тоже самое и при редактировании пользователя.

Если Вы Администратор, вы можете добавить новый сервисный центр, удалить, или редактировать его данные прямо при добавлении пользователя (редактировать при редактировании пользователя). Список " Сервисный центр" устанавливает принадлежность пользователя к определенному СЦ. Так, например, программа определяет в каком СЦ была выписана квитанция по принадлежности менеджера к конкретному СЦ.

Создайте несколько СЦ и в каждом администратора, менеджера и инженера. Созданный СЦ готов принимать клиентов!

Админпанель содержит значки, нажатие на которые переключит Вас на другие вкладки "админпанели". Все значки имеют всплывающие подсказки.

Настройки сервисного центра

Эта вкладка "админки" служит для добавления, удаления или редактирования информации о главном СЦ и его флиалах. Эти сведения выводятся на печать квитанции.

• Название Главного сервисного центра - название изменится на всех страницах;
• Город где расположен сервисный центр;
• Телефон сервисного центра;
• Контактно лицо сервисного центра;
• Адрес сайта с программой - это сайт на котором любой пользователь (например клиент) может посмотреть как протекает ремонт его аппарата;
• Адрес сервисного центра;
• e-mail сервисного центра;
• График работы сервисного центра.

После изменения настроек не забудте нажать кнопку "Добавить/Изменить". Настройки филиалов (если таковые имеются), которые можно изменить аналогичным образом. Если появился новый филиал - можно добавить о нем информацию, нажав кнопку "Добавить Сервисный Центр".

Производители

Зайдя по ссылке производители можно получить информацию о производителях ремонтируемой техники, а также добавить информацию о новом производителе и отредактировать данные о уже имеющихся производителях.

Производители - это торговые марки, ремонт которых осуществляется платно или гарантийно. Если в таблице производителей указана дата авторизации (это дата, когда был подписан договор на гарантийное сервисное обслуживание продукции данной торговой марки).

Если дата авторизации не указана или стоит '0000-00-00', данный производитель "не попадает" под гарантийный ремонт и все аппараты под его именем можно принимать только как негарантийный ремонт, расценки на ремонт техники данной т.м. будут взяты из стоимости ремонта аппаратов, ремонт которых - негарантийный. Эти расценки указаны в "админке" как "Ремонтируемая техника и стоимость негарантийного ремонта".

Таблица "производители" должна содержать полную информацию о производителе на случай, когда СЦ получает запчасти от производителя. E-mail, адрес производителя фигурируют в отправленных заявках на запчасти. Кроме того, удобно держать под рукой контактные данные представительства торговой марки.

База аппаратов

Кроме пользователей и производителей, Админпанель позволяет добавлять, редактировать и удалять аппараты, принимаемые Вашим СЦ и записывать расценки на негарантийный ремонт. Добавление, редактирование, или удаление аппаратов осуществляется аналогично работе с пользователями. Нельзя удалять аппараты, которые используются в квитанциях.

Стоимость, указанная напротив аппарата, соответствует стоимости негарантийного ремонта для любой торговой марки.

Стоимость гарантийного ремонта

Эта вкладка позволяет назначать индивидуальные расценки для гарантийного ремонта под каждого конкретного производителя .

Очень важно, чтобы была возможность дифференцируемого расчета ремонта, ведь многие торговые марки оплачивают гарантийный ремонт аппаратов в зависимости от результатов проведенного ремонта.

Если была выполнена замена блоков, плат целиком - стоимость одна, замена предохранителя - другая, ремонт на компонентном уровне - третья.

Поэтому, в программе предусмотрены категории ремонта для таких случаев.

На странице предусмотрена автоматическая сортировка по авторизованым т.м. и также есть возможность быстрого поиска. Как сделать торговую марку авторизованной - читайте выше ("производители").

Чтобы добавить новую позицию, нужно сначала в появившемся окне выбрать производителя, далее выбрать категорию при необходимости создать нужную. Если ремонт не дифференцируется, категория должна иметь название "без категорий".

При редактировании последовательность та же!

Добавление квитанции

Для создания новой квитанции достаточно заполнить соответствующие сведения о принимаемом в ремонт аппарате, указать контактные данные пользователя, сдающего аппарат в ремонт.

В верхнем правом углу страницы есть форма быстрого доступа к любой из квитанций. Нужно ввести номер квитанции и нажать кнопку «Перейти» либо использовать клавишу «Enter» на клавиатуре. При этом вы будете перенаправлены на страницу с детальной информацией о квитанции. Доступ к форме быстрого доступа настраивается в админпанели, в настройках групп пользователей для каждой группы.

Ниже формы быстрого доступа имеются две кнопки, позволяющие копировать квитанции. Эти функции удобно использовать, если вы принимаете в ремонт партию одноименного товара от одного клиента. При этом будет сэкономлена значительная часть вашего времени.

Номер для новой квитанции выбирается автоматически максимальным из тех, что уже имеются в базе. Но это не значит, что вы не можете использовать номер квитанции, находящийся в средине диапазона от единицы до  максимального номера. Такие случаи могут возникнуть при удалении какой либо из квитанций. При вводе нужного(желаемого) номера квитанции система подскажет: свободен ли этот номер, или занят.

Выбрав аппарат из списка, вы получаете сразу информацию о минимальной стоимости ремонта, либо о диагностике ремонта. Эти сведения заносятся предварительно в админпанели, в разделе «Ремонтируемая техника и стоимость негарантийного ремонта». Чтобы оперативно добавить новый аппарат, которого не оказалось в списке, предусмотрена кнопка быстрого добавления нового аппарата. Такая же кнопка, со схожим назначением расположена со списком «Производителей» или «торговых брендов». Бренды можно предварительно заполнить в админпанели, в разделе «Производители техники».

Ввод модели аппарата, серийного номера, продуктового кода, выбор вида ремонта и прочие текстовые поля не вызовут вопросы, а вот о некоторых моментах, касательно добавления информации о клиенте, хотелось бы остановиться подробнее.

При вводе первого символа в поле "фамилия" система предлагает варианты с пользователями, у которых фамилия содержит вводимые символы.

Вы можете выбрать нужного клиента из списка, кликнув по соответствующей строке. При этом вся информация, связанная с этим пользователем автоматически заполнит соответствующие строки. Если у вас все же нет соответствий с имеющимися клиентами в базе, вам придется заполнять все поля о пользователе вручную. Город, который не оказался в списке, можно так же оперативно добавить через модальное окно. Для этого служит кнопка с иконкой домика.

При вводе телефона система автоматически генерирует щестизначный логин и пароль для пользователя, который вы можете заменить любой удобной для вас последовательностью символов.  Пароль может содержать от 6 до 16 любых символов. Логин: от 3 до 30 символов кирилицы, латиницы, умляутов, цифер, тире или нижнего подчеркивания. Если вы использовали при вводе какого то поля запрещенный символ - система сообщит об этом при сохранении квитанции.

Очень важно понимать, что логин пользователя и его email - должны быть уникальными (не иметь дубликатов в базе данных). А так же стоит помнить о правах, назначаемых на изменение данных о пользователе. Только обладатель такими правами и при условии, что редактируется клиент, способен внести изменения в информацию о пользователе в разделе "Новая квитанция". Во всех остальных случаях для смены данных о пользователе нужно воспользоваться админпанелью, в разделе «Управление пользователями».

Вид квитанции

Здесь Вы сможете проверить правильно ли заполнена квитанция и перейти, либо в раздел «ремонт», либо в раздел «редактировать квитанцию». Именно отсюда Вы сможете распечатать квитанцию, нажав на кнопку «печать» или "акт выполненных работ". Это окно является своего рода «перекрестком», с которого начинается редактирование или ремонт. Именно сюда Вы попадаете из раздела «все квитанции» или при заполнении формы в правом верхнем углу окна любого раздела.

Напротив поля дата выдачи, установлена кнопка «установить дату выдачи». При нажатии на нее будет установлена текущая дата и аппарат примет статус "выдан". Поля «дата окончания ремонта», «состояние ремонта» и «дата выдачи» могут принимать различную окраску. Заказана деталь - оранжевый, аппарат готов и выдан - зеленый, в работе или не выдан, но готов - красный.

Это сделано для улучшения визуального восприятия.

В правом верхнем углу отображается картинка, характеризующая клиента.

Редактирование квитанции

Если по каким либо причинам Вы решили отредактировать квитанцию, нажмите на кнопку «редактировать» в разделе «вид квитанции». Появившееся окно очень похоже на «создание новой квитанции, за исключением некоторых моментов (рис. 13). Здесь Вы можете, кроме всего прочего, редактировать «дату окончания ремонта» и «дату выдачи». Достаточно оставить поле "дата выдачи" пустым и аппарат примет статус "готов" а не "выдан".

При нажатии на кнопку «записать» появляется сообщение «квитанция успешно обновлена». Вы можете на этой странице удалить текущую квитанцию (кнопка «удалить квитанцию»), при этом, после удаления, Вы окажетесь в разделе «все квитанции». А также, можно вернуться в раздел «вид квитанции» не записывая никаких изменений (кнопка «назад»).

Удаление квитанции

Удаление квитанции - процесс необратимый, возврата это действие не имеет.

Удалить квитанцию можно только на сайте(только в клиентской части), на странице редактирования квитанции.

Перед удалением система спросит вас: готовы ли вы окончательно удалить данную квитанцию?

Ремонт

Отличие гарантийного ремонта от негарантийного заключается в отображении выпадающего списка с категориями ремонта (если таковые указаны).

Можно нажать на кнопку и записать "фактическую стоимость ремонта (цена по прейскуранту+детали)" в поле "Сумма, полученная от клиента за ремонт" или указать нужную.

 

Есть возможность для каждого ремонта использовать "индивидуальную стоимость работы" и указывать там любую сумму, справедливую на ваш взгляд, за проделанный ремонт.

На этой странице устанавливается дата окончания ремонта.

Здесь же устанавливается и состояние ремонта: в работе (по-умолчанию), готов, заказана деталь, акт списания, без ремонта .

Таблица "произведенный ремонт" способна добавлять строки, копировать существующие, удалять выделенные. Необходимым условием при копировании или удалении строк таблицы является: выделение "чекбокса" слева, напротив строки. Можно выделить сразу все строки, отметив "чекбокс" в шапке таблицы. В поле "стоимость" нельзя вводить символы кроме цифр и точки (для разделения целой части от дробной).

При создании новой квитанции ремонту присваивается статус: "в работе". По окончанию ремонта инженеру необходимо установить статус ремонта "готов", "без ремонта" или "акт списания". Здесь можно так-же заказать детали, тогда статус ремонта нужно устанавливать как "заказана деталь" и указать дату заказа детали (важно!). Чтобы открыть табличку с заказанными деталями нужно кликнуть на надпись: " По данному ремонту заказано zzz деталей, подробнее...". ZZZ - это количество деталей которое заказал инженер. Работа с таблицей заказ деталей аналогичен рассмотренному выше "произведенному ремонту". Есть отличие - это наличие кнопки "отправить выделенные запчасти заявкой" (конверт с собачкой).

Заказ деталей

Чтобы отправить заявку на запчасти производителю, нужно выделить необходимые строки таблицы и нажать на "собачку". Вы попадете во вкладку "заявки на запчасти". Если изменить содержимое строк таблицы, выделить строки заново и "отправить" снова, переданные заявки перезапишутся.

После получения запчастей по заявке, не забывайте указывать дату получения запчастей. Все это видит клиент из-под своего аккаунта. Не расстраивайте клиента, пусть он видит когда запчасть заказана, а когда получена.

Не забывайте указывать "дату окончания ремонта" даже если аппарат выдается без ремонта.

Все изменения вступают в силу при нажатии на кнопку «Сохранить», расположенную внизу страницы.

Комментарии

В этом разделе осуществляется добавление или удаление комментариев, ведется учет их количества по данному ремонту. Чтобы добавить, просмотреть или удалить комментарии, нажимаем на ссылку «По данному ремонту XXX комментариев. Подробнее», при этом раскрывается блок со всеми комментариями по данному ремонту и кнопки «добавить комментарий».

Все комментарии располагаются в порядке убывания, по дате добавления. Комментарии может быть удален только Администратором или человеком, у которого есть доступ на это.

При добавлении нового комментария, он автоматически появляется в резделе "Комментарии к ремонтам".

Cообщения клиенту на e-mail

Программа предусматривает отправку текстовых сообщений клиенту для оповещения о готовности аппарата, согласования моментов по оплате ремонта, и т.д.

Изначально, при входе на страницу ремонта, Вы можете увидеть, было ли отправлено клиенту сообщение или нет. Если да, тогда будет видна надпись с датой и временем отправки последнего сообщения.

Чтобы отправить сообщение, Вам необходимо раскрыть блок с формой отправки сообщения и нажать на кнопку "Отправить E-mail уведомление". При этом вы можете исправить текст для отправки по своему усмотрению.

Обязательным условием отправки email является указание Email клиента, куда должно быть отправлено сообщение.

Если при заполнении квитанции на приемку аппарата в ремонт был указан e-mail клиента, он будет отображен в текстовом поле "e-mail клиента".

Вы можете отправить сообщение кому угодно с любой квитанции. Для этого нужно указать e-mail получателя и составить текст сообщения. Программа будет вносить записи в базу данных, только если указанный e-mail соответствует e-mail-у пользователя (на которого выписана квитанция).